Herinrichting Website fac. W&I

Aanleiding

 

Al geruime tijd is het bekend dat de website van de faculteit niet goed bijgehouden is. Er is veel informatie wat verouderd is, er zijn veel dode links, en er zijn een aantal functies die niet werken. Vorig jaar is de W3winredactiecommissie ingesteld, die tot taak heeft  de website te reorganiseren en te actualiseren.

Inmiddels zijn er door de systeembeheerder C. Braam een aantal gereedschappen ter beschikking gesteld, waardoor het mogelijk is de website te analyseren en een overzicht te krijgen van de gehele website, inclusief de tekortkomingen. In dit stuk wordt een eerste analyse gepresenteerd, en een aantal beheersmaatregelen voorgesteld om de kwaliteit van de gepresenteerde informatie te waarborgen.

Huidige situatie

 De website van de faculteit W&I is een complex geheel van html-apgina's, CGI-scripts en servers.

Een eerste analyse levert ruim 23.000 links (URL's) op naar pagina's op de site, waarvan er 2.478 onbereikbaar zijn. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat een URL    (= link) verwijst naar een niet bestaande html-pagina. Bij deze analyse zijn niet meegeteld de "eilanden", dat wil zeggen de informatie die niet toegankelijk is via de navigatiestructuur, maar waarvoor men de URL's expliciet moet intikken, of waarvan de URL's via een script gegenereerd worden. Ook zijn alleen meegeteld de pagina's  die op server www.win.tue.nl zijn opgeslagen. De informatie op andere servers, bijv. op wwwis.win.tue.nl , wordt hier buiten beschouwing gelaten.

Middels een moeilijk te doorgronden stelsel van softlinks en aliases zijn de pagina's vaak op meerdere wijzen toegankelijk gemaakt. Hierdoor is de relatie tot de plaats van de pagina's - de padnaam in het filesysteem en de de URL, de naam van de link in veel gevallen zoekgeraakt.

 

De URL's hebben de volgende structuur:

http://www.win.tue.nl/niveau1/niveau2/....

 

In het nu volgende wordt een globale analyse gepresenteerd, gebruik makend van de namen van de niveau's 1 en 2.

Begrippen:

pagina: een aanklikbare html-file, meestal heeft een pagina een URL wijzend naar het begin van de pagina, soms meerdere URL's die verwijzen naar posities (ankers) verderop in de pagina

homepage: een verzameling van een of meer pagina's die bij elkaar horen en die meestal, maar niet altijd door dezelfde persoon worden onderhouden; voorbeelden: de persoonlijke homepage van  een medewerker, de homepagina van een expertisegroep, de studiewijzer wiskunde deze laatste bevat vakinformatie die door een groot aantal docenten wordt onderhouden

persoonlijke homepage: homepages van medewerkers met persoonlijke informatie

zakelijke homepage: homepages van organisatieonderdeel, evenement, met  informatie bestemd voor bepaalde doelgroep, etc

subsite: homepage of verzameling van bijelkaar horende homepages, bijvoorbeeld alle homepages van een capaciteitsgroep, onderzoekschool.

Analyse van niveau 1

De URL's kunnen worden ingedeeld in groepen die allemaal hetzelfde niveau 1 hebben.

Een analyse voor deze groepen is weergegeven in twee tabellen,

tabel 1 voor die van zakelijke pagina's en
tabel 2 voor die van persoonlijk pagina's.

Voor het onderscheid is er vanuit gegaan dat onder een URL zoals

http://www.win.tue.nl/acmsc

een groep van zakelijke pagina's staat en onder een URL met een "~", zoals bij

http://www.win.tue.nl/~aartb

een groep van persoonlijke pagina's.

De tabellen 1 en 2 hebben de volgende kolommen,

kolom 1 het aantal URL's van  niveau 1 met dezelfde naam  in kolom 2

kolom 2 de naam van het betreffende niveau 1

kolom 3 de eerste URL (alfabetisch) behorende tot deze groep

kolom 4 opmerkingen

en tabel 1 bovendien:

kolom 5 de contactpersoon, aangegeven door naam of emailadres, indien voorkomend op de betreffende homepage of anderszins bekend

die in tabel 2 soms als aanvullende opmerking is aangegeven.

 

Bij de bestudering van deze tabellen valt het volgende op:

1. sommige zakelijke URL's eindigen op  ~usercode
2. in de meeste gevallen heeft niveau 1 de naam van een subsite, soms is deze echter zo gekozen dat de betekenis niet direct duidelijk is
3. een aantal persoonlijke homepages zijn niet van personen, bijvoorbeeld ~eesihome, ~wwwst zijn onpersoonlijke usercodes
4. namen zijn soms verouderd, bijvoorbeeld evenementen met jaartal 1999

 

In tabel 1 van zakelijke pagina's kunnen we op grond van de functie een aantal soorten namen onderscheiden:

1. subsites - onder een subsite verstaan we de homepages waarvan de informatie door één leverancier wordt geleverd, er zijn  subsites van organisatorische eenheden, bijvoorbeeld een capaciteitsgroep of onderzoekschool; er zijn subsites van een evenement (ioi, contest99) of de naam van een serie gebeurtenissen (lotgevallen).
2. namen van groepen van eenzelfde soort files, zoals gifs, icons, etc.
3. namen van homepages van de hoogste niveau's

Analyse van Niveau 2

In tabel 3 zijn de links die beginnen met math gegroepeerd naar het 2e niveau.

Tabel 3 heeft 5 kolommen,

kolom 1 het aantal URL's van  niveau 2 met dezelfde naam  in kolom 2

kolom 2 de naam van het betreffende niveau 2

kolom 3 de eerste URL (alfabetisch) behorende tot deze groep

kolom 4 opmerkingen

kolom 5 de contactpersoon, aangegeven door naam of emailadres, indien voorkomend op de betreffende homepage.

Opvallend is het grote aantal URL's van de groepen bs en dw.

De secties van de capaciteitsgroep komen alle voor (bs, dw,an.

Verder de onderzoekschool eidma en het instituut iwde.

De groep onderwijs is redelijk op to date

Verder is er informatie van de groep pr, dit is een losse verzameling, waar mogelijk een subsite van gemaakt kan worden.. Er zijn 2 groepen voor colloquia niet werkend of niet up to date.

Er zijn zoekpagina's die niet werken, er wordt verwezen naar een routebeschrijving die dood loopt, kortom hier moet de stofkam doorgehaald worden.

 

 

In tabel 4 zijn de links die beginnen met cs en inf gegroepeerd naar het 2e niveau.

De indeling is als bij tabel 3.

Ook hier komen de secties voor (tt, pa, is, st).

Er is een link naar de subsite computerscience reports, die vanaf 97 niet meer is bijgehouden.

Als subsites kunnen de groepen URL's  van winezine, ooti, ipa en siks worden beschouwd. Siks is echter in opbouw en er staat geen contactpersoon bij.

Ook hier  zijn diverse niet werkende links geconstateerd.

 

Voorgestelde beheerstructuur

Op grond van bovenstaande analyse en op grond van de afspraken die in de w3win-redactieraad gemaakt zijn stel ik het volgende voor.

 

1. Er komt een nieuwe URL-structuur en een bijbehorende filestructuur. Het gebruik van redirects, softlinks, aliases dient tot het hoog nodige beperkt te blijven. De filestructuur van de w3winsite kan zeer eenvoudig zijn, een voorstel voor de zakelijke homepages is gegeven in tabel 5 Dit voorstel komt er op neer dat alle subsites rechtstreeks onder de root hangen en opgenomen worden in "Overige", de alfabetische lijst van subsites, aleen de capaciteitsgroepen hebben zelf ook subsites, namelijk voor de expertisegebieden / vakgroepen en een beperkt aantal vaste onderdelen, zoals onderwijs, bedrijfsleven en informatie voor studiekiezers. Alle subsites worden verder beheerd als zakelijke homepages (zie volgende punten).
2. Er komt een strikte scheiding van persoonlijke en zakelijke homepages. Persoonlijke homepages hebben als URL:
   http://www.win.tue.nl/~usercode
   Alternatief: Overwogen kan worden om alle persoonlijke homepages op een aparte directory te zetten, bijvoorbeeld mensen. Dan zou de URL worden:
   http://www.win.tue.nl/mensen/naam
3. Het beheer van persoonlijke homepages  is voor verantwoording van de medewerker, deze dient te zorgen dat zijn pagina's voldoen aan algemeen geldende (wettelijke) regels zoals geen aanstoot geven, geen dode links en eventuele regels door de TU/e en door de faculteit te stellen. 
4. De webmaster biedt de mogelijkheid om persoonlijke homepages op te nemen (middels een web-formulier?) in de "personal homepages" onder medewerkers: http://www.win.tue.nl/medewerkers/personalhomepages.html   
   hierin zijn de persoonlijke homepages zowel naar organisatieonderdeel als op alfabet gelinkt. Bij vertrek zorgt de webmaster voor ontoegankelijk maken en verwijderen.
5. Personen die niet aan de faculteit verbonden zijn kunnen als dit nuttig is voor de faculteit een persoonlijke homepage in de rubriek gasten krijgen. Dit kan alleen na verkregen toestemming van het faculteitsbestuur.
6. Zakelijke homepages hebben (behoudens uitzondering) als URL
   http://www.win.tue.nl/onderwerp
   Het zal niet meer worden toegestaan dat zakelijke homepages een ~ in de URL hebben, zoals bij persoonlijke homepages.
7. Voor alle zakelijke homepages dient een contactpersoon op de homepage vermeld te zijn, die verantwoordelijk is voor de inhoud. Deze moet op de hompage zijn aangegeven in de vorm van een emailadres.
8. De contactpersoon heeft tot taak de inhoud van zijn homepages minstens een keer per jaar te controleren op actualiteit, en daarna te voorzien van een datumstempel. Voorlopig wordt als datum de "last modified"-datum van de file genomen.
9. De webmaster kan met nog te maken tools, automatisch voor alle zakelijke homepages het emailadres van de contactpersoon genereren en het laatste datumstempel. Homepages waarvan het datumstempel verlopen is, of waarvan het emailadres niet meer geldig is (bijvoorbeeld doordat niet tijdig gereageerd wordt, of doordat de contactpersoon vertrokken is) worden door de webmaster na waarschuwing ontoegankelijk gemaakt, en verwijderd.

Overgangsmaatregelen

Om tot de nieuw structuur te komen dienen de volgende maatregelen genomen te worden:

1. De w3winredactiecommissie maakt een voorstel voor door het faculteitsbestuur te benoemen van contactpersonen / beheerders van de subsites van de capaciteitsgroepen en de daaronder hangende subsites voor de secties, cq. expertisegebieden of vakgroepen.
2. Deze contactpersonen gaan na welke pagina's van hun onderdeel kunnen blijven, kunnen worden weggegooid of moeten worden bijgewerkt. Eventueel moeten subsites worden afgesplitst en verhuizen naar de alfabetische lijst van subsites. Ook mogen persoonlijke homepages niet meer in de directory-structuur van de betreffende vakgroep voorkomen.
3. Zij zorgen dat verouderde informatie verdwijnt, en dat alle overblijvende informatie actueel is en aan de eisen van de gebruikers voldoet. Hiermee dient de nodige haast gemaakt te worden. Nu is het zo dat bijvoorbeeld de onderwijspagina voor Informatica al 2 jaar niet bijgewerkt is.
4. Alle subsites waarvoor geen contactpersoon kan gevonden worden worden door de webmaster opgeruimd.
5. De webmasteren de systeembeheerder zullen de bestaande pagina's verder analyseren en overzichten generen die kunnen helpen bij het opruimen. Gaandeweg deze analyse kunnen nieuwe nieuwe maatregelen nodig blijken.

Tijdpad

Dit stuk wordt op 19 december besproken in de w3winredactiecommissie,

op 20 december in de GCA. Daarna zullen de opmerkingen verwerkt worden en zal het door het bestuur worden vastgesteld.

Alle voorgestelde maatregelen dienen voor 1 maart 2001 te zijn afgerond.

Na 1 maart 2001 komen de volgende aandachtspunten aan de orde:

-        aanpassing aan huisstijl

-        intranet / extranet

 

 Bijlage:

Tabel 1 t/m 5 spreadsheets.

Situatie	tabel	betreft	over pagina's onder:
Nu	1	zakelijk	www.win.tue.nl / zakelijk
	2	persoonlijk	www.win.tue.nl / ~persoonlijk
	3	math	www.win.tue.nl / math / niveau2
	4	cs en inf	www.win.tue.nl / cs / niveau2 www.win.tue.nl / inf / niveau2
Voorstel	5	wsk, inf, overig (fragment)	wwwroot / acmsc .... wwwroot / xootic wwwroot / inf / niveau2 wwwroot / wsk / niveau2

 

 

14 december 2000,

 

Marten van der Woude.