Dit is de zevende nieuwsbrief van het CoSeLoG onderzoeksproject. Het doel van deze en toekomstige nieuwsbrieven is om de deelnemers en andere geïnteresseerden op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen het project.

In deze nieuwsbrief een korte samenvatting van de jaarlijkse bijeenkomst van het CoSeLoG project van 12 december 2013. Tijdens deze bijeenkomst zijn de resultaten van het afgelopen jaar besproken. Via deze weg willen we de aanwezige partijen nogmaals bedanken voor een fijne en interactieve bijeenkomst

Joos Buijs en Dennis Schunselaar

Eindhoven, 19 december 2013

Op donderdag 12 december jongstleden vondt wederom de jaarlijkse project meeting plaats van het CoSeLoG project. Alle deelnemende partijen waren uitgenodigd op de Technische Universiteit Eindhoven. Na een lunch werden door middel van een viertal presentaties de resultaten van het afgelopen jaar gepresenteerd en besproken met de aanwezigen.

Als eerste werd het idee van het CoSeLoG project kort herhaald: het delen van een IT-systeem met behoud van de eigen procesgang. Vervolgens werd er een overzicht gegeven van de resultaten van voorgaande jaren binnen het CoSeLoG project. Zo is er in het eerste jaar van het CoSeLoG project hard gewerkt om van alle 10 de deelnemende gemeenten, en de 5 geselecteerde processen, zowel de procesmodellen als de gebeurtenissenlogboeken te verkrijgen. Daarna is Dennis aan de slag gegaan om de procesmodellen samen te voegen tot een configureerbaar proces model. Daarbij is gekeken naar verschillende aspecten zoals correctheid, omkeerbaarheid (het terugkrijgen van de originele procesmodellen) en onderhoudsgemak. Joos heeft ondertussen een techniek ontwikkeld die in staat is om van de gebeurtenissenlogboeken een procesmodel te ontdekken, iets waar veel andere aanpakken niet in slagen. Ook is er een begin gemaakt met een BPM (/zaak)-systeem in de cloud.

Het afgelopen jaar heeft de focus gelegen op 3 belangrijke aspecten:

1. Samen werken
2. Samen vergelijken
3. Samen verbeteren

Waar vorig jaar de cloud werd gepresenteerd aan de hand van een klein voorbeeld, was er ditmaal een "speelkwartiertje" waarin de gemeenten de kans hadden om in de cloud te werken. Het systeem dat is opgebouwd rond YAWL draaide bij Azure, de clouddienst van Microsoft. Het idee achter de cloud is dat het makkelijker wordt voor gemeenten om samen te werken. Dit werd geïllustreerd door middel van twee gemeenten die in de cloud zijn gebracht en die werk uitbesteden aan elkaar. Het proces dat ze uitvoerden was een versimpeld configureerbaar WABO proces waarbij alle controles werden uitbesteed.

Tijdens de meeting werden de deelnemers onderverdeeld in twee groepen en werden twee instanties van het configureerbare proces uitgevoerd. Na een korte introductie van het systeem, vlogen de zaken over en weer door de cloud naar de andere kant van de zaal om door de andere gemeente uit te laten voeren.

1) Jaarlijkse CoSeLoG Bijeenkomst

2) Samen werken (in de cloud)

3) Samen vergelijken (van gedrag)

4) Samen verbeteren

5) Toekomst

De situatie waar meerdere gemeenten gebruik maken van eenzelfde systeem in de cloud heeft meerdere voordelen. Eén van deze voordelen is dat het gedrag van de gemeenten op eenzelfde manier wordt opgeslagen. Dit biedt de kans om het gedrag tussen gemeenten te vergelijken. Voorheen was dit niet of nauwelijks mogelijk omdat de betekenis van activteiten verschilden, evenals het niveau waarop het gedrag werd bijgehouden.

Het idee is dat het gedrag van verschillende gemeenten wordt uitgezet tegenover de procesmodellen van deze gemeenten. Dit resulteerd in een tabel waar elke cel het gedrag van een gemeenten wordt nagespeeld op het procesmodel van een (mogelijk andere) gemeente. Deze manier van vergelijken geeft inzicht in de overeenkomsten en verschillen van gedrag. Ook wijst het mogelijke samenwerkingen aan omdat het gedrag van een gemeente kan overeenkomen met het procesmodel van een andere gemeente. Natuurlijk kan ook het gedrag van twee gemeenten direct worden vergeleken.

Bestaande technieken om inzichten te verschaffen in het gedrag van één gebeurtenissenlogboek gebruiken veel schermruimte. Daarom is het onmogelijk om dezelfde methoden te gebruiken voor het vergelijken. Hier is simpelweg niet genoeg schermruimte voor beschikbaar. Er is daarom voor gekozen om het gedrag op verschillende manieren versimpeld weer te gegeven, zodat er optimaal gebruik wordt gemaakt van de beschikbare ruimte.

Tijdens de bijeenkomst is dit toegepast op het gedrag van enkele deelnemende gemeenten. Door de aanwezigen werden enkele aanvullende observaties gedaan. Tevens wekte dit interesse vanuit deze gemeenten om een vervolgonderzoek te ondernemen. Zeker omdat men voornemens is om voor dit proces nauw te gaan samenwerken.

Tijdens het gedeelte over samen verbeteren werd de nadruk gelegd op de analyses die mogelijk zijn met een configureerbaar procesmodel. Immers een configureerbaar procesmodel beschrijft niet alleen de processen bij bijvoorbeeld Emmen en Hellendoorn maar ook bij "Emmendoorn" wanneer stukken van Emmen en Hellendoorn worden gecombineerd.

Er werd een framework genaamd Petra gepresenteerd dat de gemeenten helpt bij het doorzoeken van de mogelijke combinaties van delen van de procesmodellen van de gemeenten. Petra is uitbreidbaar met zowel nieuwe kwaliteitsdimensies, bijvoorbeeld hoe vaak een zaak op-en-neer gaat tussen twee mensen, als met nieuwe analysetechnieken, bijvoorbeeld het schatten van de bewerkingskosten voor verschillende producten.

Petra stelt een gemeente in staat om voor de invoering van een nieuw procesmodel al een kosten/baten analyse te doen zonder een al te grote investering, immers het configureerbare procesmodel bevat alle slimmigheidjes van de verschillende gemeenten. Naast het presenteren van het framework, was er ook een case studie met het WABO proces van een aantal gemeenten. In de case studie werd aangetoond dat de analyses dicht in de buurt komen van de werkelijkheid. Verder kwam automatisch uit de case studie dat als één gemeente zou werken zoals een andere gemeente werkt, ze een doorlooptijdsbesparing kunnen bewerkstellen van enkele weken.

In het vervolg van het project, zal Petra verder worden uitbereid met nieuwe kwaliteitsdimensies en berekeningsmethoden. Naast deze uitbereidingen wordt er ook gekeken naar toepassingen van Petra om zowel de gemeenten te helpen in het vinden van nog betere modellen als het valideren van de technieken.

• Het idee dat gemeenten hun zelfstandigheid niet hoeven te verliezen als ze op proces- en IT-gebied samenwerken om kosten te besparen is besproken op binnenlandsbestuur.nl. Hajo Reijers, mede onderzoeker, bespreekt de mogelijkheden van de uitvindingen in het CoSeLoG project.
• Het CoSeLoG project was met een poster en flyers aanwezig bij de opening van het Data Science Center Eindhoven op 2 december.

Uit het CoSeLoG project zijn recentelijk de volgende publicaties voortgekomen:

• Schunselaar, D.M.M., Avoort, T.F. van der, Verbeek, H.M.W. & Aalst, W.M.P. van der (2013). YAWL in the Cloud.
• Buijs, J.C.A.M., Dongen, B.F. van & Aalst, W.M.P. van der (2013). Mining Configurable Process Models from Collections of Event Logs.
• Buijs, J.C.A.M., Dongen, B.F. van & Aalst, W.M.P. van der (2013). Discovering and Navigating a Collection of Process Models using Multiple Quality Dimensions .

Als u vragen heeft, of meer informatie wenst, kunt u contact opnemen met één van de onderzoekers. Het gemakkelijkst gaat dit via het e-mail adres coselog@tue.nl. Mocht u liever telefonisch contact opnemen, of heeft u een vraag specifiek voor één van de onderzoekers, dan kunt u onderstaande gegevens gebruiken.