Voor u ligt de tweede nieuwsbrief van het CoSeLoG onderzoeksproject. Het doel van deze en toekomstige nieuwsbrieven is om de deelnemers en andere geïnteresseerden op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen het project.

Zoals de deelnemende gemeenten van CoSeLoG hebben gemerkt, zijn we in de periode van oktober tot en met februari bij elke gemeente meerdere malen op bezoek geweest. Dit omdat we interviews afnamen om de procesgang te achterhalen. Uit een interview krijg je toch net andere informatie en ook aanvullende informatie, die niet in documentatie is vastgelegd. We kunnen met veel plezier zeggen, dat alle interviews achter de rug zijn. Nu rest nog het verwerken van de verkregen informatie.

Naast de proces interviews, hebben we ook bij veel van de gemeenten een kijkje in de gebruikte systemen kunnen nemen. Zodoende hebben we een beter idee welke informatie beschikbaar is, en hoe die uit het systeem te halen zou zijn. Van sommige processen hebben we volledige databases gekregen, bij anderen moest een externe partij geraadpleegd worden om informatie te kunnen krijgen. In de meeste gevallen hebben we zelf uitgelegd aan interne mensen wat we precies nodig hadden, en hebben gemeenteleden zelf ons de beschikbare informatie aangeleverd. Op welke manier dan ook, we hebben inmiddels van vrijwel alle processen bij alle gemeenten de juiste data binnen (indien beschikbaar) om process mining op toe te passen.

Hartelijk bedankt voor jullie inzet, medewerking en meedenken in deze fase!

Het is jullie waarschijnlijk niet ontgaan, zeker niet als je één van de Kempengemeenten bent, maar we kunnen melden dat Oirschot zich heeft aangesloten bij de lijst van deelnemende gemeenten aan het project CoSeLoG. Dit zet het aantal deelnemende gemeenten op 10.
Welkom Oirschot, en speciale dank voor de inzet om het toetreden zonder vertraging uit te voeren.

De actuele lijst met gemeenten is uiteraard te vinden op de CoSeLoG website, maar op dit moment bestaat de lijst uit de volgende gemeenten:

• Bergeijk
• Bladel
• Coevorden
• Eersel
• Emmen
• Gemert-Bakel
• Hellendoorn
• Oirschot
• Reusel-de Mierden
• Zwolle

Kortgeleden hebben we op verzoek van de Kempengemeenten een presentatie van de tussentijdse resultaten gegeven. Na het succes hiervan, en gezien onze planning waarin de daadwerkelijke presentatie pas plaatsvindt na de zomervakantie, leek het ons een goed idee, ook voor de D!mpact gemeenten een tussentijdse presentatie te plannen. Juni lijkt ons daarvoor een geschikte maand en we zullen contact opnemen om een daadwerkelijke datum te prikken.

1) Bezoek aan gemeenten afgerond

2) Oirschot 10e deelnemende gemeente

Zoals gezegd, de interviews bij de verschillende gemeenten hebben plaatsgevonden, en alle informatie is verzameld. Op dit moment worden de proces modellen vervaardigd, en vinden eerste vergelijkingen plaats. Er zijn momenteel 10 modellen "compleet" van één proces, en vijf van een ander. Dit aantal wordt deze en volgende week aangevuld, tot alle processen gemodelleerd zijn. Vervolgens zal er feedback gevraagd worden over de modellen door middel van proces documenten.

Elk proces model wordt in een proces document gepresenteerd. In dit document zijn een aantal zaken terug te vinden. Het proces model uiteraard, maar daarnaast ook per stap een taakomschrijving. Naast de taakomschrijving is er per stap ook de mogelijkheid om werkinstructies op te nemen. Ook kunnen rollen worden aangegeven, zoals de verantwoordelijke en de personen die moeten worden geraadpleegd of juist ingelicht, bijvoorbeeld.

Volgens de planning zullen deze documenten de eerste helft van april opgeleverd worden. Met het proces document wordt een aanvullingsformulier mee verzonden. Dit is een PDF-bestand, dat digitaal of fysiek (na printen) ingevuld kan worden, en terug gestuurd kan worden. Hierin vragen we een aantal specifieke vragen over het model, en is er ook ruimte voor andere opmerkingen over het proces document. Als we dit formulier met opmerkingen terug hebben, zullen we de opmerkingen verwerken in het proces document, om het vervolgens vast te stellen. Dit hopen we eind april te kunnen laten plaatsvinden.

Tijdens de interviews is ook gekeken naar de gebruikte IT-systemen bij de processen. Uit sommige systemen was ter plekke al de informatie te halen die nodig is voor process mining. Bij andere systemen was een externe partij nodig of is een complete database export toegestuurd. Op deze manier hebben we van nagenoeg alle 50 proces/gemeente-combinaties de data binnen. Bij 6 combinaties bleek helaas dat er geen of onvoldoende data aanwezig is.
Via deze weg willen wij iedereen (nogmaals) bedanken voor de inzet om de data beschikbaar te stellen.

Op dit moment worden alle datasets onderzocht en omgezet naar één standaard formaat. Vervolgens kunnen verschillende process mining technieken worden gebruikt om de procesgang te analyseren. De verwachting is dat vanaf juni de eerste rapportages naar de gemeenten worden verstuurd ter verificatie. Hierbij wordt een vragenformulier meegezonden. Hierop kunnen aanvullende vragen over het betreffende proces worden gesteld. Op veel van deze vragen zal door middel van aanvullende process mining technieken antwoord gegeven kunnen worden. Op deze manier krijgt elke gemeente een passende analyse van haar processen.

• Komende weken: versturen proces documenten ter verificatie;
• Eind april: vaststellen proces documenten naar aanleiding van feedback;
• Juni: tussentijdse presentatie voor de deelnemende Dimpact gemeenten;
• Juni-Augustus: versturen process mining documenten voor aanvullende vragen;

Als u nog vragen heeft of meer informatie wenst kunt u contact opnemen met één van de onderzoekers. Het gemakkelijkst gaat dit via het e-mail adres coselog@tue.nl. Mocht u liever telefonisch contact opnemen, of heeft u een vraag specifiek voor één van de onderzoekers, dan kunt u onderstaande gegevens gebruiken.

	Jan Vogelaar	Joos Buijs
E-mail	j.j.c.l.vogelaar@tue.nl	j.c.a.m.buijs@tue.nl
Tel.	040 - 247 5674	040 - 247 3661
Mobiel	06 - 42 77 89 80	06 - 42 77 89 88
WWW	http://web.tue.nl/staff/nl/j.j.c.l.vogelaar http://web.tue.nl/staff/nl/j.c.a.m.buijs

De meest actuele informatie over dit project kunt u vinden op de volgende website: https://www.win.tue.nl/coselog