Dit is de vierde nieuwsbrief van het CoSeLoG onderzoeksproject. Het doel van deze en toekomstige nieuwsbrieven is om de deelnemers en andere geïnteresseerden op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen het project.

Joos Buijs en Dennis Schunselaar

Eindhoven, 2 mei 2012

Momenteel is het mogelijk om de procesmodellen van de verschillende gemeenten automatisch samen te voegen in één configureerbaar procesmodel. Bovendien zijn de procesmodellen van de verschillende gemeenten weer terug te krijgen uit dit configureerbare procesmodel. Beide zijn van belang voor het in de cloud brengen van de procesmodellen.

Immers, in de cloud zullen een aantal configureerbare procesmodellen zitten. De initiële set aan configureerbare procesmodellen zullen verkregen worden door het samenvoegen van de procesmodellen van de gemeenten, bijvoorbeeld het GBA. Nadien worden deze configureerbare procesmodellen onderhouden, wat inhoudt dat indien er een wijziging is, de individuele procesmodellen (automatisch) zullen worden aangepast. Dus een gemeente weet dat als zij een nieuwe zaak start deze altijd volgens de laatste regelgeving is.

Tim van der Avoort (master student) kijkt naar het in de cloud brengen van configureerbare procesmodellen. Binnenkort zal Tim het eerste prototype afhebben, welke de basisfunctionaliteit zal bevatten. Met deze basisfunctionaliteit is het al mogelijk om de configureerbare procesmodellen te configureren en dan het procesmodel van een gemeente uit te voeren.

Frank van der Heijden(master student) zal binnenkort beginnen binnen Dimpact. Hij zal kijken naar de verschillen tussen procesmodellen. De verschillen zullen met name in een business perspectief worden geplaatst waarbij wordt gekeken naar de oorzaken achter de verschillen. Deze verschillen kunnen bijvoorbeeld van juridische of organisatorische aard zijn, maar het kan ook zijn dat een gemeente de goedkoopste of snelste wil zijn. Het doel van het onderzoek van Frank is om aanbevelingen te kunnen doen aan gemeenten als ze bepaalde kwaliteitseisen stellen aan hun procesmodellen.

De vijf Kempengemeenten (Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden) onderzoeken of het voordelig is om de afdelingen vergunningen en toezicht samen te voegen in een gezamenlijke dienst. Op dit moment gebruiken alle gemeenten hetzelfde informatiesysteem. Met behulp van process mining technieken wordt op dit moment gekeken wat de verschillen zijn in de uitvoering van het WABO proces (regulier). Hoewel alle gemeenten uitgaan van hetzelfde procesmodel leverde een vorige analyse van de afhandeling van de bouwvergunningen al interessante verschillen op. In samenwerking met de Kempengemeenten wordt gekeken naar verschillen en overeenkomsten in de procesuitvoer. Ook wordt gekeken naar de looptijden van zaken en hoe de werkverdeling binnen de afdelingen geregeld is.

Op basis van deze informatie krijgen de Kempengemeenten inzicht in de mate van overeenkomst in procesuitvoer door de medewerkers. Dit is noodzakelijke informatie voordat afdelingen samengevoegd kunnen worden.

In dit onderzoek wordt ook een student betrokken die op dit moment binnen de gemeente Eindhoven kijkt hoe de uitvoer van het WABO proces verbeterd kan worden. Door de samenwerking krijgen de Kempengemeenten inzicht in de aanpak van Eindhoven. Omgekeerd kan Eindhoven iets leren van de aanpak van de kleinere Kempen gemeenten.

1) Configureerbare procesmodellen

2) Prototype cloud systeem

3) Met een business bril kijken naar oorzaken procesverschillen

4) Process Mining bij de Kempengemeenten

5) Nieuwe visualisatietechniek voor process mining

6) Toekomst

7) Publicaties

Binnen het CoSeLoG project wordt toegewerkt naar één centraal informatiesysteem voor de sturing van zaakafhandeling. Dimpact heeft bij verschillende gemeenten een zakensysteem geïmplementeerd. In dit systeem wordt precies bijgehouden wat er wanneer voor een zaak dient te gebeuren. Ook wanneer handelingen zijn verricht wordt bijgehouden. Deze gedetailleerde informatie is zeer bruikbaar voor process mining. Doordat bij elke deelnemende gemeente hetzelfde systeem is geïmplementeerd kan op deze manier de uitvoer tussen verschillende gemeenten worden vergeleken.

Voor het verdere werk wordt er gekeken naar ondersteuning van gemeenten bij het gebruik van configureerbare procesmodellen. Deze ondersteuning zal met name gericht zijn op het automatiseren van tot dan toe menselijk configuratiewerk. Men moet hierbij denken aan het automatisch afleiden van een configuratie voor een configureerbaar procesmodel.

Op het gebied van process mining is tot nu toe hard gewerkt aan het verbeteren van het ontdekken van een proces model uit een gebeurtenissenlogboek. Dit werk is bijna afgerond zodat begonnen kan worden aan het ontdekken van configureerbare procesmodellen. Omdat hier al rekening mee is gehouden bij de ontwikkeling is de technische implementatie sneller te realiseren.

Uit het CoSeLoG project zijn recentelijk de volgende publicaties voortgekomen:

Als u vragen heeft, of meer informatie wenst, kunt u contact opnemen met één van de onderzoekers. Het gemakkelijkst gaat dit via het e-mail adres coselog@tue.nl. Mocht u liever telefonisch contact opnemen, of heeft u een vraag specifiek voor één van de onderzoekers, dan kunt u onderstaande gegevens gebruiken.