CoSeLoG
 
CoSeLoG Nieuwsbrief, juli 2013, nr. 6

Dit is de zesde nieuwsbrief van het CoSeLoG onderzoeksproject. Het doel van deze en toekomstige nieuwsbrieven is om de deelnemers en andere geïnteresseerden op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen het project.

In deze nieuwsbrief een overzicht van de verschillende technieken die worden ontwikkeld voor procesverbetering. Verder is er een aankondiging van een nieuwe jaarlijkse meeting waar deze nieuwe technieken zullen worden gedemonstreerd.

 

Joos Buijs en Dennis Schunselaar

Eindhoven, 9 juli 2013


1. Configureerbare procesmodellen ontdekken

In de eerste fase van het CoSeLoG onderzoek zijn de verschillende gebeurtenissenlogboeken van de deelnemende gemeenten geanalyseerd door middel van process mining technieken. Door te kijken waar bestaande process mining technieken moeite hadden met de gebeurtenissenlogboeken uit de praktijk is een nieuwe process mining techniek ontwikkeld.

Uit de analyse van bestaande process mining technieken bleek dat deze vooral moeite hadden met het vinden van een correcte balans tussen verschillende aspecten die van belang zijn. Sommige technieken richten zich heel erg op de naspeelbaarheid van het geobserveerde gedrag in het gevonden procesmodel. Andere technieken richten zich meer op het precies beschrijven van het geobserveerde gedrag, zonder extra gedrag toe te staan. Het is echter zeer moeilijk om hier automatisch een juiste balans in te vinden. Daarom is in het kader van het CoSeLoG project een flexibel algoritme ontwikkeld dat op verschillende aspecten kan sturen, afhankelijk van het gewicht dat de gebruiker aan elk aspect geeft.

Bij het ontwikkelen van deze nieuwe techniek is al rekening gehouden met het ontdekken van een configureerbaar procesmodel. Op basis van meerdere gebeurtenissenlogboeken wordt één procesmodel ontdekt. Door het toevoegen van configuratiepunten en het automatisch ontdekken van de beste configuratieopties voor elk van de gebeurtenissenlogboeken wordt een configureerbaar procesmodel ontdekt. Ook hier kan weer de nadruk worden gelegd op specifieke eigenschappen van het procesmodel. Deze techniek wordt in augustus in China op een conferentie over bedrijfsprocesmanagement gepresenteerd.

Het resulterende configureerbare procesmodel is vergelijkbaar met een model zoals Dennis deze kan vinden door verschillende procesmodellen samen te voegen. Het ontdekken van een configureerbaar procesmodel op basis van geobserveerd gedrag uit een gebeurtenissenlogboek heeft echter enkele voordelen. Zo wordt meegenomen hoe vaak bepaald gedrag gezien is en wordt dit meegenomen in het resulterende configureerbare procesmodel. Ook worden bepaalde patronen beter herkend omdat naar het resulterende gedrag wordt gekeken, en niet naar de specifieke modelstructuur.


2. Opzet procesverbetering

Een van de pijlers van het CoSeLoG project is het leren van elkaar. In vorige studies is aangetoond dat de verschillende gemeenten dezelfde diensten aanbieden maar de uitvoer hiervan verschillend is. Om deze verschillen te kunnen vangen in een enkel procesmodel worden configureerbare procesmodellen gebruikt. In een configureerbaar procesmodel heeft de gebruiker de mogelijkheid om bepaalde functionaliteit weg te halen uit het model. Een voorbeeld hiervan is de mogelijkheid om de betaling voor de verstrekking van een uittreksel GBA weg te halen.

Doordat alle verschillen in een configureerbaar model zijn samengevoegd, geeft dit de mogelijkheid om de modellen van de verschillende gemeenten met elkaar te mixen. Bijvoorbeeld het betalingsproces van Zwolle gecombineerd met het KCC van Emmen. Hierdoor ontstaan nieuwe procesmodellen. Deze nieuwe procesmodellen kunnen goedkoper zijn in de uitvoer dan de procesmodellen momenteel in gebruik bij de gemeenten, of ze zijn sneller. Dit leidde tot de onderzoeksrichting: gegeven een configureerbaar procesmodel, geef mij de beste procesmodellen.

De beste procesmodellen (het kunnen er meerdere zijn), worden gevonden door te kijken naar de Key Performance Indicators (KPIs) van een gemeente. Een KPI geeft aan wat een gemeente belangrijk vind in een proces, bijvoorbeeld snelheid, kosten, kwaliteit etc. Vaak zal een procesmodel een afweging zijn van een aantal KPIs.

In de afgelopen maanden is gewerkt aan een toolset om, gegeven een configureerbaar procesmodel en een set aan KPIs, de configuraties te vinden die de beste procesmodellen geven. De toolset berekent alle mogelijke combinaties van de procesmodellen van de gemeenten en berekent hoe dit gecombineerde procesmodel scoort op elk van de KPIs. Alle procesmodellen die het beste scoren op een aantal KPIs worden gepresenteerd aan de gebruiker zodat deze een keuze kan maken gebaseerd op haar expertise en ervaring.


In deze nieuwsbrief

1) Configureerbare procesmodellen ontdekken

2) Opzet procesverbetering

3) Vergelijk modellen op basis van verschillende KPIs

4) Jaarlijkse CoSeLoG meeting

5) Nieuws


3. Vergelijk modellen op basis van verschillende KPIs

Op basis van de reeds ontwikkelde technieken en verkregen inzichten binnen het CoSeLoG project kunnen we ons nu nog meer richten op het vergelijk tussen de gemeenten. Zoals gebruikelijk binnen het CoSeLoG benaderen we dit van twee kanten. Joos zal zich met name richten op het vergelijk tussen gemeenten gebaseerd op de gebeurtenissenlogboeken en de bijbehorende modellen, en zal aanbevelingen gaan doen op basis van deze inzichten. Omdat het combineren van procesmodelfragmenten soms tot onverwachte effecten kan leiden zal Dennis zich meer richten op de voorspelling van de nieuwe procesmodellen, door middel van simulatie.

Naast het ontdekken van een configureerbaar procesmodel uit een verzameling gebeurtenissenlogboeken, zoals beschreven in sectie 1, is ook het vergelijken van de uitvoer van verschillende processen interessant. Uit de gebeurtenissenlogboeken kan immers relevante informatie worden gehaald omtrent doorlooptijden, bestede manuren en eventueel gemaakte kosten. Door deze informatie op een gestructureerde manier uit de gebeurtenissenlogboeken te halen, kan de uitvoer van een bepaald proces binnen verschillende gemeenten worden vergeleken.

Waar Joos met name zoekt naar optimalisaties binnen de gebeurtenissenlogboeken, zal de aanpak van Dennis zich richten op optimalisaties vanuit de model kant door middel van de eerder beschreven toolset. Beide richtingen kunnen andere optimale oplossingen geven, maar ze kunnen elkaar ook complementeren. Immers door gebruik te maken van de toolset, kunnen we nagaan in hoeverre de aanbevelingen die Joos doet tot het gewenste effect leiden. Bijvoorbeeld als we het begin van het proces kunnen versnellen maar het einde niet, zal het proces niet noodzakelijk significant sneller worden, hoewel dit wel voorspeld wordt op basis van de gebeurtenissenlogboeken.

Binnenkort gaan we de ontwikkelde technieken toepassen op reeds in bezit zijnde data. Op deze manier kunnen we kijken hoe we de resultaten het beste kunnen presenteren. We zullen deze eerste resultaten van de vergelijkende analyse ter zijner tijd beschikbaar stellen aan de deelnemers met enkele vragen voor feedback.


4. Jaarlijkse CoSeLoG meeting

Om de resultaten die behaald zijn in het afgelopen jaar te presenteren aan de deelnemers zal er weer een jaarlijkse CoSeLoG meeting worden georganiseerd. Deze meeting zal plaatsvinden in november/december, over de exacte datum zal nog een datumprikker worden rondgestuurd, zodat zoveel mogelijk mensen hierbij aanwezig kunnen zijn.


5. Nieuws

  • Het CoSeLoG project is besproken op Gemeente.nu. Hajo Reijers, mede onderzoeker, bespreekt de mogelijkheden van de uitvindingen in het CoSeLoG project.
  • De Europese BPM Round Table heeft een film over het belang van BPM, en dus ook van het CoSeLoG project, gemaakt.
  • Een 2 minuten durende Process Mining film is uitgegeven door de onderzoeksgroep waar het CoSeLoG project wordt uitgevoerd. Dit filmpje legt de voordelen van process mining uit. Process mining wordt toegepast en uitgebreid binnen het CoSeLoG project.

Uit het CoSeLoG project zijn recentelijk de volgende publicaties voortgekomen:


Contactgegevens

Als u vragen heeft, of meer informatie wenst, kunt u contact opnemen met één van de onderzoekers. Het gemakkelijkst gaat dit via het e-mail adres coselog@tue.nl. Mocht u liever telefonisch contact opnemen, of heeft u een vraag specifiek voor één van de onderzoekers, dan kunt u onderstaande gegevens gebruiken.

Dennis Schunselaar Joos Buijs
E-mail d.m.m.schunselaar@tue.nl j.c.a.m.buijs@tue.nl
Tel. 040 - 247 5674 040 - 247 3661
Mobiel 06 - 42 77 89 80 06 - 42 77 89 88
WWW http://web.tue.nl/staff/nl/d.m.m.schunselaar
http://web.tue.nl/staff/nl/j.c.a.m.buijs

De meest actuele informatie over dit project kunt u vinden op onze website: http://www.win.tue.nl/coselog

   / Sectie Informatie Systemen

09-07-2013