De processen binnen verschillende gemeenten vertonen over het algemeen grote gelijkenis. Toch is het op dit moment nog niet mogelijk om verschillende gemeenten vanuit één IT-systeem te ondersteunen. Elke gemeente heeft namelijk ook zijn eigen karakteristieken die behouden dienen te blijven. Om toch een vorm van standaardisering en centrale ondersteuning toe te kunnen passen bieden configureerbare procesmodellen uitkomst. Door binnen een bepaald procesmodel variaties tussen gemeenten toe te staan kan elke gemeente zijn eigen procesdefinitie volgen. Tegelijk kan dit gedaan worden vanuit één enkel centraal beheerd procesmanagementsysteem. Het doel van dit project is dan ook om de haalbaarheid van een centraal beheerd procesmanagementsysteem voor gemeenten te onderzoeken. Onderdeel hiervan is het definiëren van een configureerbaar procesmodel voor enkele veel voorkomende processen binnen gemeenten. Ook zal worden onderzocht hoe deze configureerbare procesmodellen geïmplementeerd kunnen worden. Verder wordt gekeken naar analysemethoden om de uitvoering van deze processen te helpen verbeteren, ook gebruik makend van de procesinformatie aanwezig bij andere gemeenten.

De verschillende betrokken partijen bij dit project, hebben verschillende belangen en kunnen andere voordelen uit het project halen:

• Uiteraard is de Technische Universiteit Eindhoven vooral geïnteresseerd in het onderzoek naar deze nieuwe techniek en de mogelijkheden die het aanbiedt in het domein.
• De gemeenten verkrijgen (binnen het eerste jaar) inzicht in hun eigen processen, de manier waarop ze gemodelleerd zijn om uitgevoerd te worden, en de manier waarop het daadwerkelijk plaatsvindt. Daarnaast ook specifiekere informatie, zoals welke werknemer een cruciale rol speelt in een proces en een risico vormt bij ziekte, of welk deel van een proces de meeste tijd kost, en daarom op een andere manier zou kunnen worden behandeld.
• Daarnaast is het mogelijk voor de gemeenten om te vergelijken met en leren van de overige gemeenten, aangezien alle processen op een soortgelijke manier worden verkend.
• De betrokken bedrijven Dimpact en Perceptive Software kunnen de resultaten van dit onderzoek gebruiken voor hun producten: Dimpact voor de ontwikkeling van het DiZiT zaaksysteem (of een alternatief) en Perceptive Software voor de uitbreiding van Perceptive Process. Dit stelt hen in staat om dit principe aan te wenden, zodat eenvoudiger verschillende proces alternatieven ondersteund kunnen worden, terwijl er maar één centraal systeem onderhouden hoeft te worden.

In de eerste fase van het project worden bij elke deelnemende gemeente enkele processen in kaart gebracht. Welke processen dat zijn is besloten na een raadpleging van de gemeenten.

De 5 geselecteerde processen zijn:

1. Uittreksel GBA, inclusief betaling;

Een relatief simpel maar hoogfrequent proces.

1. Melding Openbare Ruimte;
2. Aanvraag bouwvergunning;
3. WOZ beschikking en bezwaar;
4. Aanvraag WMO voorziening.

Configureerbare procesmodellen zijn procesmodellen waarbij bepaalde acties binnen het proces verwijderd of overgeslagen kunnen worden in een specifieke configuratie van dat model. Een goed voorbeeld is een referentie procesmodel uitgevoerd als configureerbaar procesmodel. Door dit referentiemodel zo uitgebreid mogelijk te maken kunnen gebruikers van dit model (in dit geval de gemeenten) delen uitschakelen en het model zo voor hun specifieke situatie geschikt maken. Tegelijkertijd kunnen in dit referentiemodel beperkingen aangegeven worden waaraan configuraties dienen te voldoen. Zo blijft de correctheid van een proces model gegarandeerd. In de context van een Software-as-a-Service (SaaS) omgeving komen configureerbare proces modellen ook zeer van pas. SaaS gaat namelijk uit van het “one size fits all”-principe. Als echter verschillende gemeenten gebruik willen maken van een centraal SaaS-systeem zouden individuele verschillen in procesdefinitie verloren gaan. Door configureerbare procesmodellen in te zetten binnen deze SaaS omgeving kan elke gemeente een eigen variant van een proces behouden terwijl toch gebruik gemaakt kan worden van de voordelen van een centraal beheerd systeem.

Meer informatie over configureerbare proces modellen kunt u o.a. vinden op de website http://www.processconfiguration.com/ ()

Binnen dit project werken 2 onderzoekers, deze hebben de volgende taken:

Dennis zal zich vooral richten op de implementatie van configureerbare procesmodellen in een informatie-systeem. Hierbij zal hij zich ook richten op de problemen die optreden binnen een SaaS omgeving. Denk hierbij aan problemen die optreden bij het gebruik van een enkel model door meerdere gemeenten tegelijk maar ook beveiliging van data. Dennis zal verder onderzoeken hoe configureerbare process model kunnen worden weergegeven door middel van boomstructuren.

Webpagina van ir. Dennis Schunselaar

Joos zal zich vooral richten op het gebruik van process mining technieken binnen dit project. Allereerst zal van process mining gebruik worden gemaakt om de initiële modellen te ontdekken uit bestaande event logs. Verder zullen nieuwe process mining technieken worden ontwikkeld, gericht op de analyse en vergelijking van verschillende configuraties van configureerbare procesmodellen.

Webpagina van ir. Joos Buijs

Zeer globaal ziet de planning er als volgt uit:

• CoSeLoG Project flyer (PDF file, 210 KB)
• CoSeLoG Project Presentation (PDF file, 1.3 MB)
• Perceptive Process (voorheen BPM|One): http://www.perceptivesoftware.nl/products/perceptive-process
• Dimpact: http://www.dimpact.nl
• Process mining: http://www.processmining.org
• Configureerbare proces modellen: http://www.processconfiguration.com/